设置部门管理员 分级管理账号和文件授权
燕麦云   2017-12-06

了解燕麦云的企业管理员与部门管理员

关于企业管理员

燕麦云管理员分为两种,一是企业管理员,二是部门管理员。您在成功注册燕麦云后,自动成为账户的企业管理员注册使用的手机号是企业管理员登录账号。企业管理员拥有账户的全部管理权限,需要首先对企业账户进行初始化工作,内容包括:

企业管理员的核心工作:

  • 构建组织架构并新建帐号。根据企业组织架构新建部门,并将给部门成员新建登录帐号。(点击了解如何新建部门和子部门
  • 规划企业文件分类和文件授权。在企业文件下新建一级文件夹,合理规划企业文件目录结构,并将一级企业文件夹授权给成员帐号。(点击了解如何合理分类管理企业文件

企业管理员的常规工作:

  • 消息推送,向全体成员提送通知、公告。
  • 文件设置项中的水印设置、回收站管理、版本规则设置。
  • 管理员设置,新建并管理部门管理员。
  • 日志审计,查询并审计操作日志。

关于部门管理员

部门管理员是燕麦云账户的下级管理员,由企业管理员新建,并在企业管理员授权的部门范围和文件范围内进行部门帐号的管理和企业文件授权工作。部门管理员可进行的管理工作包括:

  • 在企业管理员授权的部门范围内进行组织架构管理工作,包括新建帐号、新建下级部门、新建角色,以及帐号、部门和角色的管理与维护工作。
  • 在企业管理员授权的企业文件范围内,将这些企业文件或其子文件夹授权给授权的部门下的成员、角色,以及相应的企业文件授权管理与维护工作。
  • 下级部门管理员设置,新建下级部门管理员,将获得企业管理员授权的部门范围和文件范围分配给下级部门管理员去管理。
  • 回收站管理,管理企业回收站文件,释放企业空间。

哪些情况下需要设置部门管理员?

燕麦云的管理后台提供了直观、高效的帐号管理与文件授权方式。对于小团队,成员人数较少,企业管理员即可有效地管理成员帐号和企业文件授权,通常无需设置部门管理员。但下面两种情况下,建议设置部门管理员进行帐号与企业文件授权管理。

  1. 组织机构庞大,部门数量多或层级较深时。

组织机构庞大,需管理的帐号多、部门数量多、部门层级深时,企业管理员可为各部门设置部门管理员,将各自部门的帐号及文件授权下放到各个部门,去掉管理层级,实现帐号与文件权限的扁平化管理。

  1. 存在分支机构,或办公机构跨区域分布时。

当企业办公机构分散于国内,乃至全球各地时,企业管理员可以各地区分支机构来新建部门组织架构,并为给分支机构设置部门管理员,将个分支机构的帐号与文件授权下放,实现帐号与文件授权的属地化管理。

如何设置部门管理员? 

部门管理员由企业管理员在后台管理平台设置。在设置部门管理员之前,企业管理员需要完成其核心管理工作,也即新建部门并在部门下增加帐号、新建一级企业文件夹。

我们以设置某企业的销售部的部门管理员为例。企业管理员进入后台管理的管理员设置页面,点击上方的“添加管理员”按钮,从展开的部门列表中选中“销售部”的“李海”,添加到已选择列表,点击确定,点击“李海”账号后方的“权限范围”页面,从编辑授权文件夹中选中“销售部”、“产品资料”、“项目管理”添加到已选择列表,点击确定完成对该管理员的权限范围授权,同上,完成对该管理员的部门范围授权。

部门管理员如何进行管理工作?

部门管理员可以在已授权的部门内新建账号和编辑账号信息,且可在企业管理员授权的企业文件范围内管理某些文件的授权。

接着上面案例,“李海”作为销售部的部门管理员登录燕麦云网页端,可进入后台管理平台。在组织架构下可查看到被授权管理的帐号和部门,在企业文件授权页面可以查看到被授权管理的企业文件范围。

 

相关问题

  1. 部门管理员是否可以继续添加部门管理员?

答:部门管理员可在部门范围内,将部门成员设置为下级部门管理员,并授权其部门范围和企业文件权限范围。

  1. 部门管理员是否可以查看成员的操作日志?

答:仅企业管理员可查看操作日志,部门管理员无日志查看权限。

  1. 如何知道自己是否是部门管理员呢?

答:当企业管理员把帐号设置为部门管理员时,系统会发送通知到帐号绑定的邮箱或手机。被设置为部门管理员的帐号,登录燕麦云PC端时,右上角将显示“后台管理”入口,可进入后台管理平台进行管理设置工作。