如何合理分类管理企业文件
燕麦云   2017-07-24

燕麦云的企业文件是开放给企业管理员灵活管控的,具有访问控制和即时共享的特性,需要企业管理对企业文件进行合理的目录分类和授权。本篇讲解的是如何对企业文件进行合理分类,以提高管理员授权企业文件和用户管控企业文件的效率。

合理分类企业文件的意义

正如教程开篇我们介绍的燕麦云企业文件访问控制和即时共享的特性。访问控制是只企业文件是凭授权访问的,成员仅可以访问由企业管理员授权访问并操作的企业文件;即时共享是指企业文件在获得其授权的多个成员间实时共享。因此,合理的分类企业文件对帮助团队成员高效使用燕麦云协同管理文件具有重要的意义,主要体现在:

  1. 可以提高成员访问文件的效率

合理或准确的企业文件分类可以让成员很容易的找到所需要的文件或信息。当企业文件按照一个明确的分类去存储时,成员只需要按图索骥,遵从思维里理所当然的指引直接点击企业文件目录名称就可以快速的找到所需要的文件,因此可显著提高成员访问文件的效率并节约成员管理文件的时间成本。

  1. 可以帮助企业管理员高效的管控权限

企业员工按照职务区别有层级之分,企业文件按照其重要性的差异也会有不同的分类。当企业文件有明确或准确的分类时,企业管理员也能准确地根据其重要性或分类属性,结合成员的职务属性快速准确的授权文件管理权限。在进行权限检查时也能根据其重要性高效的复核已获授权的成员权限合规性。

  1. 反映了管理文件的规范程度

在企业日常运营中,企业员工每天都会生产或接收到大量的文件,诸如各种会议资料,公司的政策规章、决定决议、计划条理、实施细则等等,员工的工作计划、总结、报告、统计报表、工作简报或记录等等,与其它企业的合作协议、商业合同等等,反应公司发展历程的记录下资料包括照片、视频录像等等。简单的说,企业对电子文件或办公文件的管理是否有条理、是否有序直接反映的是企业文件管理的规范性,实际上也反应了企业管理是否严谨到位。

如何合理分类管理企业文件?

企业文件一级文件夹目录直接定位了该文件夹所存储的文件类型,因此我们需要首先进入企业文件授权页面合理的规划企业文件一级文件夹目录。

规划企业文件分类的常见模式

企业管理员账号登录燕麦云进入后台管理的企业文件授权页面,直接点击“新建文件夹”按钮即是新建企业文件一级文件夹目录。我们可以按照下面的模式合理规划一级文件夹目录结构:

  • 按照部门名称分类

按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式,它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹,并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关,因此更便于企业管理员来管控文件授权,也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。

  • 按照文件类别分类

文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件,常见的文件类别包括:规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。

  • 按照业务、产品或服务分类

燕麦云的用户来自于各行各业,不同的行业的业务和产品存在千差万别,需要企业管理员从实际出发,根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。举个例子,A公司是从事小学及初中课外辅导的教育培训机构,旗下业务有数学、英语、语文的课外辅导,其一级目录文件夹可以按照业务及课程归类来分类,如新建以下名称的企业文件一级文件夹目录:小学语文、小学数学、小学英文、初中语文、初中数学、初中英语。

  • 综合型分类

孙子曰“兵无常势,水无常形”,关于文件的分类方式也并不是一成不变,一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维,在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类,多种分类形式并存。

下图示例了企业文件的综合型分类方式,并非典型仅供参考:

 

企业管理员需要进行的工作

  • 根据实际需要合理的制定企业文件分类

为高效的运营燕麦云,我们建议企业管理员对企业文件归类时应遵循以下基本原则:扁平化。企业文件的目录结构也要尽量的扁平化,减少目录层级。也就是说,对燕麦云企业文件的一级文件夹分类要做到准确分类,并尽可能的通过众多的二级文件夹来细分管理对应的一级分类下的文件。

  • 根据企业文件一级目录的分类合理制定文件授权策略

在制定企业文件目录结构分类的同时规划对应的授权策略,将企业文件有序、合理地授权给其同事账号。