灵活使用角色授权,权限管控事半功倍
燕麦云   2017-11-28

用户反馈的企业云盘使用需求:

湖北某公司,公司人数50人,有自己的服务器。需要一个网盘,可以满足以下需求:

  1. 不同部门文件夹,只对相应部门人员可见。
  2. 外链分享文件功能。
  3. 本地文件同步:支持本地文件自动同步到云盘。
  4. 搜索功能。

用户的需求分析:

根据用户的需求描述,我们将用户公司的企业云盘需求梳理如下:

  1. 以部门来分类管理企业文件。
  2. 企业云盘的基础功能需求,包括:文件分享、文件同步、文件搜索。对外分享/分发文件。

燕麦云的需求实现:

依据用户反馈的需求,结合燕麦云功能特性,建议实施以下方案:

一、以部门分类企业文件,并进行角色权限管控。

我们可以通过以下示例实现此需求:

1.在企业文件分类下创建部门文件夹。

我们以管理“销售部”和“财务部”部门文件夹为例。企业管理员进入后台管理的企业文件授权页面,点击“新建文件夹”分别新建“销售部”和“财务部”部门文件夹;

新建企业文件夹

2.给每个部门新建角色,通过角色授权来管控部门文件夹权限。

新建并管理部门角色。企业管理员进入角色管理页面,点击“+”以部门名称来新建部门角色,如新建“销售部人员”和“财务部人员”,并将部门成员全部加入到各自的部门角色。

对部门文件夹进行角色授权。根据用户需求,只将部门文件夹授权给本部门成员访问。通过角色授权来实现。进入企业文件授权页面,找到“财务部”文件夹,打开“查看权限”,点击添加授权角色,从展开的角色列表中选中“财务部人员”,添加到已选择列表,点击确定去设置文件权限,可设为全部或按需选择文件权限,确定保存设置。设置成功后,财务部人员下的所有账号同时获得财务部文件夹的全部文件权限。通过同样的方法,对“销售部”企业文件夹进行角色授权。

部门成员角色授权

通过上述角色授权,财务部和销售部的所有部门人员都获得了各自部门文件夹的操作权限,可以在企业文件分类下查看并管理本部门文件夹。当部门人员变动时,只需要在部门角色里增加或删除帐号(在角色管理中,将帐号加入到角色或从角色中删除帐号)来管理部门文件夹权限。

二、燕麦云的基础功能实现

1.文件分享

燕麦云提供的外链分享功能,可以实现对外分发海量文件给外部人员,外人员通过输入外链密码查看文件,以保证分享文件的安全,快捷和高效,还可以在手机端生成外链一键通过手机QQ、微信、邮件等方式分发到指定人员手机上。

燕麦云外链功能介绍详情请参考文章:【外链分享文件,海量文件一键对外分发】

2.文件同步

燕麦云提供独立的同步盘客户端帮助企业多成员间同步文件,实现云端文件同步到本地,也可以本地文件同步到云端。

燕麦云同步盘功能介绍详情请参考文章:【同步文件,多成员或多设备间同步文件】

3.文件搜索

搜索也是燕麦云的基础功能之一,在搜索框中输入文件名称的某些关键词来查询相关文件。

当需要找一份某个地方某年的市场调研报告,具体名称不记得,你可以在搜索框输入“市场调研”四个字迅速定位到你要查找的文件。