扫描文件,将纸质文件电子化永久保存、灵活运用
燕麦云   2017-07-25

尽管办公自动化已相当普及,在企业运营中还是不可避免的需要大量的纸质文件往来,如业务往来的各类合同、票据、单证;各类工作记录、生产管理记录、质量管理记录,等等。

我们都知道限于纸质文件的物理特性,对纸质文件长期安全保存和有效利用是件相当严肃而科学的事情:

  • 需要专门的空间去归档存放它们,随着文件数量的增加需要不断扩容空间;
  • 需要特别注意防水、防火、防虫等等;
  • 需要科学的分类,甚至专人管理,以便后续的查阅调用。

作为专业的企业文件数据管理者,燕麦云深感有责任有义务去帮助用户来安全保管这些纸质文件,并且利用云端文件数据管理平台的优势帮助企业灵活运用、高效流转这些纸质文件。因此,我们特别推出了“文件扫描”功能。

文件扫描功能介绍:

文件扫描功能是什么?

文件扫描功能集成在燕麦云手机端,在燕麦云APP通过手机摄像头扫描纸质文件,将一页或多页纸质文件扫描保存为一个pdf格式的电子文档保存在燕麦云内。

使用文件扫描功能可以做什么?

通过手机端扫描将纸质文件电子化保存在燕麦云后,可以:

  1. 不占用物理空间,不担心灾害影响,在燕麦云内永久安全保存这些文件。
  2. 帮助企业保护重要文件、沉淀经营数据,形成数据资产。
  3. 通过燕麦云的企业文件管控功能安全共享和协同这些文件。
  4. 随时随地快速查询、调阅这些文件。
  5. 将纸质文件(如新签的销售合同)扫描为电子文档,协同文件审批功能,提交给上级领导审批,让纸质文件突破物理特性和地域限制,在线高效流转。

从燕麦云手机端扫描文件

下面,我们以iPhone端操作为例(Android端界面布局与操作方法与iPhone端一致),来了解如何通过燕麦云手机端把纸质文件扫描为电子文档。

第一步:选择文件保存的云端位置,并扫描文件

首先我们需要在燕麦云内选择一个保存扫描文档的位置,如进入一个拥有上传权限的企业文件夹或个人文件夹。再点击APP右上角“+”加号按钮,点击“扫描”。

 

第二步:对纸质文件进行拍照转化为电子文档

将手机镜头对准纸质文件,拍取文件内容,可拍摄多张照片。如果对拍照的照片不满意,点击左下角回看,选择删除,拍照结束后点击完成,进入编辑页面。

 

第三步:编辑拍取的图片,生成pdf格式扫描文档

对已经拍取的图片编辑,支持调整边距、清晰度,对图片进行排序或添加新图片,生成pdf预览。完成以上编辑调整工作后,点击确认自动生成pdf格式的扫描文档并上传到保存的位置。

 

如下图所示,已上传到指定位置的扫描文档(可按需重命名文件名称):

 

从电脑上添加扫描文档

除了使用燕麦云手机端的文件扫描功能直接生成电子文档,您也可以将纸质文件通过其它扫描设备,如扫描仪、高拍仪转化为电子文档保存到燕麦云的相关文件夹内存储和使用。