如何通过角色高效地授权企业文件?
燕麦云   2017-11-28

了解燕麦云的“角色”

燕麦云的角色可以理解为不同企业文件权限的载体。例如,在企业文件分类下同时存在部门文件、项目文件、企业保密文件、开放共享的文件,也同时存在普通用户、管理层成员、**项目组人员等不同角色,这些企业文件都已授权给了不同的角色来访问或管控,要给某个帐号授权这些企业文件权限时,不需要直接将权限授予用户,只需将角色赋予该帐号即可。

简单来说,一个帐号可隶属于若干角色,每个角色又拥有若干企业文件权限。当企业燕麦云账户下的帐号数量和企业文件数量都非常多时,可通过角色来分组归类帐号,通过角色授权来批量管理企业文件和帐号的文件权限,而无需给每个帐号逐一授权。因此,可通过角色授权来实现企业文件批量、高效的文件权限管控。

关于角色的典型使用场景:

1.通过角色授权管理部门文件

新建部门角色,将部门成员加入到部门角色,对部门文件进行角色授权。我们以管理“销售部”和“财务部”部门文件夹为例。

新建并管理部门角色。企业管理员进入角色管理页面,点击“+”以部门名称来新建部门角色,如新建“销售部人员”和“财务部人员”,并将部门成员全部加入到各自的部门角色。

对部门文件夹进行角色授权。根据用户需求,只将部门文件夹授权给本部门成员访问。通过角色授权来实现。进入企业文件授权页面,找到“财务部”文件夹,打开“查看权限”,点击添加授权角色,从展开的角色列表中选中“财务部人员”,添加到已选择列表,点击确定去设置文件权限,可设为全部或按需选择文件权限,确定保存设置。设置成功后,财务部人员下的所有账号同时获得财务部文件夹的全部文件权限。通过同样的方法,对“销售部”企业文件夹进行角色授权。

2.通过角色授权管理项目文件

新建项目角色,将分散在公司各个部门的项目组成员加入到项目角色,集中授权管理项目文件。

3.通过角色授权管理核心机密文件

企业文件下的某些核心机密文件仅供部分管理人员访问,新建管理层角色将管理人员加入到角色,授权其机密文件权限。

4.通过角色授权管理企业开放共享的文件

企业文件下某些对全体成员开放访问的文件,通过新建全体成员角色,将这些开放文件授权给全体成员角色即可实现对全部帐号的授权。

通过以上场景示例,我们可以了解到角色的以下特性:

  1. 角色是若干帐号对若干企业文件的权限集合,每个角色可对多个企业文件进行角色授权,每个帐号也可以加入若干角色。
  2. 同一角色下的所有帐号对该角色授权的企业文件拥有相同权限。
  3. 调整某个企业文件的角色授权时,该角色下的所有帐号对这个企业文件的授权同时发生改变。
  4. 帐号被从角色中删除时,自动失去该角色授权的企业文件权限。
  5. 燕麦云中默认创建了“普通用户”角色,所有已激活的帐号将自动加入到“普通用户”角色。