文件一团乱麻?教你如何井井有条!
燕麦云   2023-03-24

整理文件时,什么是最让人烦躁的事?

– 是忘了文件保存的位置,想要的时候怎么都找不到?
– 是稿件版本过多,分不清各种版本区别?
– 是电脑内存不够,大容量的文件需要很麻烦地转存到硬盘?
– 文件数量太多并且散乱在硬盘的各个角落,交接工作时一头雾水?

那么,如何把这一团乱麻整理得井井有条?

 

 

01 首先是文件的定时清理归类。

平时在建立文件夹的时候,就要注意做好分类,将使用的文件分门别类的进行保管,不同类型、不同文件的放在一起。

常见的坏习惯就是把所有文件都放在电脑桌面,貌似在打开文件的时候比较方便,这样不仅占用电脑内存,导致电脑运行速度变慢,还降低了工作效率。

02 让我们为文件取个好名字。

常见方法是,可以按照编号、日期、关键词等完整描述一个文件。但是这里又出现一个问题——我们通常没有时间把所有文件都这样详细命名一遍。

这时候我们需要一个智能的文件搜索功能。

就像燕麦云的智能搜索引擎,基于深度学习和OCR图像识别技术,对文件、图片、进行智能搜索,支持通过文件内容关键词从海量数据中快速找出目标文件,还支持文档、图片及音视频内容搜索,极大提高文件检索和管理效率。

03 把散乱的文件统一集中存储及管理。

燕麦云可以进行文件的集中灵活管控,对文件进行多部门层级的分级授权。企业文件凭授权访问,可对单个文件进行文件查看/上传/下载/删除/外链/编辑等8项操作授权。

全平台访问,支持Windows、Mac、iOS和Android多种操作系统平台并提供Web版,确保用户随时随地可以在任何设备上访问需要的文件并进行协作。

04 解决文件版本混乱、查找困难问题。

针对这个问题,燕麦云的智能版本管理与历史版本功能,可为企业提供严谨高效的企业文档版本管理及搜索解决方案。

智能版本管理通过智能行为预测技术,合理预测用户的编辑行为精确生成文件版本,避免文件内容冲突,控制版本数量,提升文件的管理与审计效率。

还可设置历史版本的保存期限,文件每次被编辑、修改都将保存一份历史版本,燕麦云会记录文件的修改时间、操作类型及修改人,当需要恢复某个版本时,点击任意版本恢复即可。

燕麦云文件整理大法,欢迎体验~