工作中，文件管理是任何人都绕不过去的坎。不同的人群，对文件管理的需求也不一样。

对企业HR及中高层来说，是缺乏企业知识库，人员离职无法高效完成交接；

对中小型企业或工作团队来说，是难以选择既可以减少成本、又可以高效率协同办公的工具；

对新媒体从业人员来说，需要系统化管理更多的文档、图片、音频、视频；

对追求高效工作的学习者来说，想要自我提升，文件管理上就需要翻倍提高效率。

其实，不过是哪种人群，科学管理文件的原则与基本点都是一样的，都需要从知识来源、知识归类、知识共享、知识安全这四点来着手。来看看燕麦云是如何对文件进行管理的。

01 知识来源

我们需要建立一个可以统一收集资料的数据资料平台，这是进行文件管理工作的前提，可以让我们高效快速地完成多平台、多人协作时文件的归纳整理工作。

燕麦云的文件收集功能：

-只需创建文件夹上传链，用户就可通过上传链提交文件，便于团队文件的快速收集。

-全平台访问，支持Windows、Mac、iOS和Android多种操作系统平台并提供Web版，确保用户随时随地可以在任何设备上访问需要的文件并进行协作。

-可以对文件进行目录分类和授权，可利用权限管控来设置每个员工上传资料的文件访问范围及操作权限。

-可直接手机端拍照或视频上传到云端。

02 知识归类

分类管理是最基础的文件管理方法，按照不同需求或类别来建立多层级文件夹，把每一个文件及文件夹进行规范化命名，建立合理的文件保存架构。

规划企业文件分类的常见模式：

-按照部门名称分类。根据组织架构的部门名称来分类文件，更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。

-按照文件类别分类。根据文件内容来分门别类归档文件，比如常见的文件类别有规章制度、凭证记录、方案文档、合同文本、人员日常办公文件、公司资料等。

-按照业务、产品或服务分类。根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类。

-综合型分类。关于文件的分类方式并不是一成不变、一种分类执行到底的。

以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中可以根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。

同时，针对文件版本混乱、查找困难问题，燕麦云的智能版本管理与智能搜索功能，可以提供严谨高效的企业文档版本管理及搜索解决方案。

– 智能版本管理通过智能行为预测技术，合理预测用户的编辑行为精确生成文件版本，避免文件内容冲突，控制版本数量，提升文件的管理与审计效率。

同时可设置历史版本的保存期限，文件的每次被编辑、修改都将保存一份历史版本，燕麦云会记录文件的修改时间、操作类型及修改人，当需要恢复某个版本时，点击任意版本恢复即可。

– 智能文件数据搜索引擎，不但支持对OFFICE、WPS、PDF等常用文档进行关键词的全文检索，更能根据关键词检索出相关图片和视频。

03 知识共享

燕麦云可以快速建立各部门的共享文件夹来实现文件的安全共享，可无需授权共享自己的个人文件给其他内部账号。

也可按项目需求将文件以外链形式分享给客户、合作方等外部协作者查看、下载，同时可设置外链有效期及密码。

多人在线协同编辑OFFICE文档，最高支持200用户同时在线编辑同一文档。实时显示其他用户的编辑状态，实时同步更改，并支持添加文档注释或评论。

当文件被修改时，云端实时同步，确保共享文件的各方使用最新的文件版本。

04 知识安全

– 权限设置
为保障企业文件的访问安全，除了可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限之外，燕麦云还设置了细粒度的权限分配。

企业文件凭授权访问，对未授权账号完全隔离；权限颗粒度至单个文件，可对单个文件进行预览、下载、编辑等8项操作授权。

– 版本安全
默认保存所有文档的历史版本，可一键恢复到任意历史版本。支持设置历史版本管理规则。

– 智能监控设置
配置账号行为或文件操作的监控规则，用户行为触发规则时自动发送告警通知给风控人员。

– 容灾备份
作为信息安全的最后一道防线，容灾备份是救命稻草般的存在。

燕麦云提供系统容灾及数据备份双重数据安全方案，自带网络存储数据库，支持跨地域自动备份，服务器多节点容灾保护，通过燕麦云管控的数据可安全保存不丢失。